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Tres experiencias de los entretelones de los eventos que convocan a cientos de personas cada año en América Latina

cómo se hace un encuentro de periodismo

El Encuentro de Periodismo de Investigación, organizado por Consejo de Redacción, se realiza desde hace 11 años en Colombia. Fotografía de cortesía.

Un afiche de un encuentro de periodismo tiene un título, una fecha y una lista de participantes. El resumen de la información muchas veces no revela los meses de preparación, esfuerzo y planificación, ni todas las manos que lo hicieron posible.  

Un periodista que ha vivido el  detrás de las cámaras es el mexicano Jordy Meléndez: desde hace casi siete años organiza elForo Latinoamericano de Medios Digitales y Periodismo en Ciudad de México. La primera edición, en 2012, duró un día y tuvo 12 ponentes; en 2017, duró cuatro y fueron 64 conferencistas. “Fue un proceso muy orgánico en el que nos íbamos dando cuenta de la red de aliados y contactos que se iba construyendo. Un contacto te sirve para llegar a otros públicos, fondos, instituciones”, cuenta Jordy, quien también revela, casi como una infidencia, que el foro nació sin ningún tipo de modelo de negocio.

El Foro Latinoamericano de Medios Digitales y Periodismo en Ciudad de México convoca a cientos de periodistas y estudiantes de toda la región. Fotografía de Distintas Latitudes

Al inicio el evento era gratuito —se logró con alianzas con universidades, convenios, donaciones pequeñas— pero luego empezaron a cobrar la entrada. Después fueron diferenciando las actividades para tener varios precios: talleres con costos adicionales, combos si se inscribían a más de una actividad. “Prácticamente duplicamos el costo de un año a otro, con temor, pero se llenó porque hay una audiencia cautiva interesada en estos temas”. El éxito ha sido tal que lo que empezó como una actividad gratuita en la que cubrían los gastos y quedaban “tablas”, el año pasado tuvieron una ganancia de 4000 dólares americanos, que les permitió pagar al equipo que trabajó en la organización y reinvertirlo en el proyecto Factual y Distintas Latitudes.

Actualmente, entre empresas, organizaciones y universidades suman catorce que apoyan con dinero o canje al Foro de Periodismo Digital. Hay universidades que, aunque no brindan dinero en efectivo, apoyan alojamiento o pasajes de invitados. También marcas que financian un panel específico, como Movistar que patrocinó un bloque de periodismo universitario. Jordy explica que hay que buscar siempre la manera que más se ajuste al patrocinador, pero sobre todas las cosas tener “un producto” atractivo. En su caso, es un encuentro con un enfoque regional donde se generan discusiones, debates e interacciones entre medios pequeños, medianos y grandes de la región. Esto ha hecho que organizaciones internacionales como Media Development Investment Fund (MDIF), National Endowment for Democracy (NED) y Open Society Foundation (OSF) hayan participado.

La logística: un trabajo en sí

Otro evento de la región que ha crecido en número de asistentes y popularidad es el Encuentro de Periodismo de Investigación, organizado por Consejo de Redacción: en 2018 se llevará a cabo la edición número 11. La coordinadora general de Consejo de Redacción, Johana Moreno, dice que el primer encuentro recibió a 60 personas y que el año pasado llegaron 300, entre periodistas, docentes de investigación, estudiantes de periodismo y comunicación de Colombia y otros países de la región.

Para financiarse, Consejo de Redacción presenta diferentes proyectos a cada cooperante. “Les pedimos apoyo para pasajes y alojamiento. Cada cooperante nos apoya la participación de 2 expertos, tenemos 6 cooperantes. Los expositores que vienen a contar sus experiencias no cobran honorarios, entonces solo les damos viáticos y los pasajes. Es un costo bastante alto porque son tres días en Bogotá y tiquetes internacionales (y los últimos años han venido de Europa), por eso el apoyo de los cooperantes es súper importante”, cuenta Johana.

Al encuentro de periodismo de Consejo de Redacción acuden invitados nacionales e internacionales. Todos cuentan sus experiencias como periodistas de investigación.

El evento lo hacen en la Universidad Javeriana, con quien tienen una alianza desde hace 11 años. Gracias a ella, cuentan con auditorios, aulas, espacios para charlas y talleres que ocurren simultáneamente durante el encuentro. Y también les proporcionan servicio de Internet y vigilancia.

Otro costo importante, cuenta Johana, es la logística: las 300 personas que asisten deben ser identificadas con escarapelas que deben ser impresas, les entregan material como libretas, lapiceros, y un brochure con las actividades del evento. Además, todos reciben refrigerios durante los tres días, de mañana y de tarde. “Hay cooperantes que nos dicen ‘los apoyamos con dos invitados y los refrigerios’ otros que nos dice ‘los invitados y la traducción simultánea’ y así vamos cubriendo cada uno de los rubros hasta completarlos”.

Además de las alianzas y las ayudas de los donantes, cuentan con apoyo de practicantes de la universidad que ayudan con la ronda de preguntas desde el escenario, fijándose que no entre nadie sin escarapela, pidiendo que la gente no se quede dentro del auditorio. “Se necesitan manos, muchas manos, y nuestro equipo de 10 personas se encarga de la mesa de registro, escenario, redes sociales, ingreso a auditorios, gestión de materiales, pero siempre requerimos de apoyo por eso los pasantes son de gran ayuda”.

Los tres días de actividades cuestan cerca de 100$ dólares americanos. Johana dice que el margen de ganancia es muy corto: con toda la ayuda cubren el 80% y el resto lo gestionan con recursos propios. La satisfacción, agrega, está en la fortaleza del encuentro que es enfocarse en temas de investigación basándose en experiencias de diferentes lugares del mundo tomando en cuenta también la innovación.

Impacto y alianzas, claves para la sostenibilidad

Las experiencias de Jordy y Johana son particularmente exitosas porque no sólo logran que el encuentro deje ganancias sino que las llevan a cabo una vez al año. La renovación de los diferentes apoyos se logra a través de los resultados de cada nuevo encuentro. “Es más fácil poder mantener las alianzas y donaciones si has tenido buenos resultados. La gente ya te conoce, empieza a hablar de ti. Este año no hemos buscado, nos buscan, y eso forma parte de ser constantes”, dice Cristina Algarra del medio salvadoreño El Faro, que cada año organiza el Foro Centroamericano de Periodismo (ForoCAP).

En el 2018 se realizó la octava edición y en estos años la organización y el financiamiento han pasado por varias etapas. En 2010 se financió solo con fondos de cooperación para el desarrollo, se hicieron un par de talleres pero tuvo muy buena acogida lo que los motivó a conseguir los fondos para la siguiente edición. “En 2013 el foro ya alcanzó dimensiones muy grandes que requirieron no solo un financiador sino dedicar gran parte de tiempo de personal de El Faro (que ahí era muy reducido entre redacción y administrativo), muchos meses alianzas, cooperantes, patrocinadores”, cuenta Cristina. El esfuerzo fue tal que en 2014 decidieron hacer una pausa para evaluar y ver cómo se podía hacer el evento anualmente sin que afectara la producción editorial.

ForoCAP de El Faro organiza actividades variadas: charlas para públicos más grandes y talleres más exclusivos para periodistas con un perfil específico. Fotografía tomada del Facebook de ForoCAP

En el 2015, decidieron que el financiamiento no solo vendría de cooperación y donaciones sino también de la venta de entradas. Un año después decidieron que una persona se dedicase casi a tiempo completo a esta actividad. Esa persona es Cristina y no solo se dedica a la producción del foro sino a mantener una línea de trabajo de El Faro que a lo largo del año organiza eventos, debates, cine foros y otras actividades.

Cristina dice que la clave está en encontrar la mayor cantidad de alianzas. Recuerda una que tienen con Centroamérica cuenta, un encuentro de escritores que ocurre en Nicaragua casi por la misma fecha. Con los organizadores ven la manera de ayudarse: comparten gastos de invitados que acuden a los dos eventos en los dos países, o pagan a uno los gastos y la contraparte le paga a otro invitado. También han tenido alianzas con Hay Festival, BBC Mundo, Vice y más.

“Creo que es clave contabilizar las colaboraciones. Cuando llegué y empecé a ver presupuesto de ForoCAP, ingresos y egresos, vi que no se reflejaba lo que realmente costaría este foro si no se contase con alianzas, canje ni con este trabajo de relaciones públicas que permiten tener un local gratuito, o un catering, o alianzas con organizaciones internacionales”.

En el Foro de Periodismo Digital en Ciudad de México participan periodistas de muchos años de experiencia y estudiantes de periodismo. “Siempre hay horizontalidad”, dice Jordy.

Las alianzas de ForoCAP se aprovechan tanto que Cristina —desde El Salvador— coordina con Jordy —desde México— para que envíe a los miembros de la Red de Jóvenes Periodistas para que hagan las relatorías de los talleres a cambio de alojamiento en El Salvador. A cambio, los jóvenes también tienen una plaza reservada en los talleres que suelen tener cupos limitados y cumplir requisitos específicos.  

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